Le registre de la copropriété est la véritable mémoire légale et administrative de l’immeuble. Au Québec, l’article 1070 du Code civil impose au syndicat de tenir ce registre et de le mettre à la disposition de tout copropriétaire qui demande à le consulter.
Depuis l’entrée en vigueur des lois récentes (Loi 16 et Loi 141), les exigences se sont durcies. Voici l’analyse détaillée de ce que le registre doit obligatoirement contenir, divisé en grandes sections :
1. Les documents juridiques et fondateurs
Ces documents définissent les règles du jeu de l’immeuble et sa structure légale.
- La Déclaration de copropriété : L’acte constitutif, le règlement de l’immeuble et l’état descriptif des fractions, incluant toutes les modifications (amendements) qui ont été notariées et publiées au Registre foncier au fil des ans.
- Les règlements adoptés : Tous les règlements de l’immeuble adoptés par le conseil d’administration ou l’assemblée des copropriétaires qui ne sont pas encore notariés (ex. règlement sur les animaux, les barbecues, les déménagements).
- Les plans et devis : Les plans d’architecture, de structure, d’ingénierie (plomberie, électricité, CVCA) de l’immeuble tel que construit (as-built).
- La description des parties privatives (Le « Standard de référence ») : Obligatoire depuis la Loi 141. C’est une description détaillée des finitions d’origine d’un condo standard (ex. planchers en bois d’ingénierie, comptoirs en stratifié). Cela sert aux assureurs pour savoir ce qui relève de l’assurance du syndicat ou de celle du copropriétaire en cas de sinistre.
2. La vie démocratique (Procès-verbaux et archives)
Le registre doit prouver que toutes les décisions ont été prises de manière démocratique et légale.
- Les procès-verbaux (PV) : Les PV de toutes les assemblées de copropriétaires (annuelles et spéciales) et de toutes les réunions du conseil d’administration (CA).
- Les avis de convocation : Les copies des avis envoyés pour convoquer ces réunions, ainsi que les ordres du jour.
- Les feuilles de présence et procurations : Le calcul des votes et des quotes-parts présents ou représentés lors des assemblées pour prouver que le quorum a été atteint.
3. La gestion financière et les assurances
Tout ce qui touche à l’argent et à la protection financière de la copropriété doit être accessible.
- Les états financiers : Le bilan, l’état des résultats, le budget annuel adopté et le suivi des dépenses.
- Les contrats et ententes : Tous les contrats signés avec des tiers (gestionnaire immobilier, entreprise de déneigement, entretien ménager, contrats de maintenance des ascenseurs, etc.).
- Les polices d’assurance : La copie de la police d’assurance du syndicat en vigueur, ainsi que le rapport de l’évaluation de la valeur assurable (qui doit être refaite tous les 5 ans par un évaluateur agréé).
4. L’état technique de l’immeuble (Nouveautés Loi 16)
C’est ici que l’on retrouve le « suivi de santé » physique du bâtiment.
- L’Étude du fonds de prévoyance (ÉFP) : Le rapport complet du professionnel (ingénieur, technologue ou architecte) établissant le plan de financement des travaux majeurs sur 25 ou 30 ans.
- Le Carnet d’entretien : Le calendrier détaillé des entretiens réguliers faits et à faire sur l’immeuble pour assurer sa pérennité.
5. Le livre des membres (Section confidentielle mais obligatoire)
Le syndicat doit tenir à jour les listes suivantes pour pouvoir communiquer avec les résidents et faire respecter la loi.
- La liste des copropriétaires : Noms, adresses postales, adresses courriels et numéros de téléphone de chaque propriétaire.
- La liste des locataires : Si un condo est loué, le propriétaire a l’obligation de fournir une copie du bail (ou le nom du locataire) au syndicat. Le syndicat doit consigner ces informations dans le registre.
⚠️ Point de vigilance important : L’accès au registre
L’article 1070 du Code civil stipule que le registre est à la disposition des copropriétaires. Cependant, un copropriétaire a le droit d’y avoir accès, mais à des conditions raisonnables (souvent sur rendez-vous, pendant les heures ouvrables).
💡 Le respect de la vie privée : Bien que le registre soit accessible, le conseil d’administration doit protéger les renseignements personnels. Par exemple, un copropriétaire peut consulter la liste des noms des autres propriétaires, mais le syndicat ne peut pas divulguer les coordonnées bancaires (spécimens de chèque pour les prélèvements automatiques) ou les dossiers de litiges personnels entre le CA et un résident.